I. Postanowienia ogólne 

1. Niniejszy regulamin określa warunki przeprowadzenia Konkursu Cosplay (zamiennie nazywanego “Konkursem”), odbywającego się 01.02.2025 r. w Opolu w ramach Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2025.

2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie OKF Fenix z siedzibą w Opolu (Bytnara Rudego 2, 45-265 Opole), zwane dalej Organizatorem. 

3. Koordynatorem Konkursu jest Dariusz ‘Pico Bello’ Kobienia.

4. Uczestnikiem Konkursu zostać może osoba fizyczna, która zakupi bilet na wydarzenie, wypełni formularz zgłoszeniowy, a jej zgłoszenie zostanie zaakceptowane przez Koordynatora. 

5. Uczestnik musi zapoznać się z treścią Regulaminu Ogólnego oraz Regulaminem Konkursu Cosplay i zaakceptować ich postanowienia. 

6. Jeżeli Uczestnik Konkursu jest niepełnoletni, wymagana jest podpisana oraz wypełniona przez opiekuna prawnego “Karta Konwentowicza” według wzoru zamieszczonego na stronie internetowej www.hiwasai.pl/dla-rodzica/. 

7. Kostiumy i występy kwalifikujące się do konkretnych kategorii są oceniane przez Jury wyznaczone przez Organizatora. 

8. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku (przeprowadzenia losowania) w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 227). 

9. Uczestnik wyraża zgodę na obecność na nagraniach wideo oraz zdjęciach wykonywanych podczas trwania Konkursu i wydarzenia. Wyraża także zgodę na rozpowszechnianie ich w dowolnej formie. Każdy uczestnik może zażądać od Organizatora zaprzestania upubliczniania jego wizerunku w sytuacji, kiedy może to w istotny sposób naruszyć jego godność osobistą. 

10. Udział w Konkursie jest dobrowolny z obu stron. 

11. Kategoria Projekt Własny będzie brana pod uwagę i odbędzie się tylko w sytuacji, gdy zostaną przyjęte minimum 4 poprawnie wysłane zgłoszenia. 

II. Kryteria i przebieg oceny kostiumów 

1. Do Konkursu Cosplay dopuszczane są kostiumy, które powstały na bazie: 

• oryginalnie wydanych na rynku mang, anime, gier, filmów, seriali lub komiksów, itp; Wymagane jest przedstawienie zdjęć referencyjnych, czyli oficjalnych grafik prezentujących wygląd postaci, na bazie której kostium został stworzony. 

• do kategorii Projekt Własny dopuszczone są kostiumy fikcyjnych postaci wykreowanych przez uczestnika, tj.: 

• całkowicie oryginalny projekt postaci 

• oryginalny projekt postaci osadzony w już istniejącym, oficjalnie wydanym uniwersum. (np. własna postać do gry “Genshin Impact”) 

• własny projekt kostiumu dla istniejącej postaci pochodzącej z oficjalnie wydanego źródła; W zgłoszeniu wymagane jest przesłanie dokładnego opisu wyglądu postaci (własny opis lub cytaty z książki) i/lub rysunki poglądowe (w tym fanarty) i/lub zdjęcia referencyjne inspiracji. 

• interpretacja własna postaci z oficjalnie wydanych książek. 

2. Osoby zgłaszające się do Konkursu oświadczają, że ich strój został wykonany własnoręcznie w minimum 80%. Dopuszczona jest drobna pomoc osób trzecich oraz zakup pomniejszych elementów (np. peruka lub baza butów). Pomoc osób trzecich należy jednak zaznaczyć w formularzu zgłoszeniowym oraz poinformować jury podczas oceny indywidualnej. 

3. Do Konkursu dopuszcza się zgłoszenie stroju zakupionego (niewykonanego przez uczestnika), co należy zaznaczyć w formularzu zgłoszeniowym. Uczestnik taki będzie podlegał ocenie wyłącznie w kategorii Występ Sceniczny, a zostanie wykluczony z kategorii Grand Prix, Najlepszy Strój i Najlepszy Debiut. Wysyłając takie zgłoszenie Uczestnik musi mieć na uwadze, że przy selekcji zgłoszeń priorytet mają stroje wykonane własnoręcznie. 

4. Wszyscy Uczestnicy biorący udział w Konkursie, których stroje spełniają wymagania do oceny (wykonane własnoręcznie lub częściowo własnoręcznie w minimum 80%), zobowiązani są do stawienia się na rundzie jury, czyli indywidualnej ocenie kostiumu. 

5. W razie wprowadzenia Koordynatora oraz Jurorów w błąd i wystawienia kostiumu, który nie został wykonany własnoręcznie przez Uczestnika (bez zaznaczenia tego w formularzu zgłoszeniowym), Uczestnik zostanie zdyskwalifikowany z Konkursu i wykluczony z możliwości wzięcia udziału w Konkursie Cosplay na kolejnej edycji Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł. 

6. Podczas rundy jury ocenie podlega wyłącznie kostium Uczestnika (w tym peruka, makijaż i charakteryzacja). Fizyczne aspekty Uczestnika (np. kolor skóry, wzrost, waga lub kwestie zdrowotne) nie są brane pod uwagę. Brak soczewek nie wpływa negatywnie na ocenę kostiumu Uczestnika. 

7. Informacje o dokładnym czasie i miejscu rundy jury oraz jej przebiegu zostaną wysłane do Uczestników przez Koordynatora konkursu drogą mailową kilka dni przed wydarzeniem. 

8. Niestawienie się na rundę jury o wyznaczonym przez Koordynatora czasie będzie skutkowało dyskwalifikacją Uczestnika, jeżeli ten spełnia kryteria oceny stroju. 

9. Stroje Uczestników będą oceniane przez jury według poniższych kryteriów: 

• jakość wykonania (czystość i schludność każdego z elementów w prezentowanym stroju), 

• zgodność z przedstawionymi przez Uczestnika zdjęciami referencyjnymi (proporcje, kolory, dokładność odwzorowania każdego z elementów), 

• techniki zastosowane w tworzeniu kostiumu. 

10. Stroje Uczestników prezentowanych w kategorii Projekt Własny będą oceniane przez jury według poniższych kryteriów: 

• jakość wykonania (czystość i schludność każdego z elementów w prezentowanym stroju), 

• oryginalności i kreatywności w kreowaniu własnej postaci, interpretacji opisów i/lub inspiracji, 

• techniki zastosowane w tworzeniu kostiumu. 

11. Strój prezentowany przez Uczestnika nie musi mieć swojej premiery na Konkursie Cosplay Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2025. 

12. Uczestnik nie może wystawić w Konkursie Cosplay stroju, który został nagrodzony główną nagrodą (czyt. Grand Prix lub 1 Miejsce w zależności od przyznawanych przez dany konkurs nagród). Dopuszczone są stroje, które wygrały pomniejsze nagrody na innych konkursach (np. tylko za występ sceniczny). Informacja o tym czy strój był nagradzany i w jakich kategoriach musi zostać zawarta w zgłoszeniu wysyłanym przez Uczestnika. kich kategoriach musi zostać zawarta w zgłoszeniu wysyłanym przez Uczestnika. 

III. Kryteria i przebieg występów scenicznych 

1.Podczas Konkursu Cosplay dopuszcza się dwie formy występów: prezentacja solo i prezentacja grupowa. 

2. W zależności od formy występu, Uczestników obowiązują następujące ramy czasowe: 

• Prezentacja solo (30-105 sekund, sekwencja taneczna może trwać maksymalnie 45 sekund); 

• Prezentacja grupowa (60 -180 sekund, sekwencja taneczna może trwać maksymalnie 90 sekund). 

3. Przed wysłaniem formularza Uczestnicy mają możliwość skontaktowania się z Koordynatorem konkursu z prośbą o wydłużenie czasu na występ. Przedstawiony musi być wtedy scenariusz oraz konkretna argumentacja uzasadniająca taką prośbę. 

4. Wysyłając zgłoszenie Uczestnik oświadcza, że posiada licencję lub prawa autorskie do wszystkich materiałów wideo i audio użytych do występu scenicznego. 

5. W przypadku występu grupowego, zgłoszenie wysyła przedstawiciel grupy wpisując w formularzu wszystkich członków grupy. 

6. Jurorzy będą oceniać występy uczestników według poniższych kryteriów: 

• zrozumiałość przekazu (w tym jakość i zrozumiałość podkładu), 

• zachowanie sceniczne (Gra aktorska, choreografia), 

• oprawa wizualna (scenografia, rekwizyty. 

7. Zabrania się na scenie: 

• korzystania z pirotechniki (otwarty ogień, race, świece dymne i innych efektów pirotechnicznych), 

• korzystania z niezgłoszonych w formularzu rekwizytów, 

• korzystania z przedmiotów zagrażających życiu i zdrowiu Uczestników i publiczności, 

• wnoszenia szkła i przedmiotów szklanych, które mogą ulec rozbiciu w trakcie występu, 

• używania uciążliwych substancji między innymi konfetti, brokat, pierze, piasek, sztuczna krew, jakiekolwiek płyny (w tym woda) itp., 

• rzucania czymkolwiek w publiczność, 

• wnoszenia alkoholu i innych środków odurzających, 

• używania wulgarnego języka, 

• zachowań o zbytnim nacechowaniu erotycznym lub politycznym, 

• promowania nagości i używek, 

• łamania ogólnie przyjętych norm moralnych, 

• wyśmiewania poglądów religijnych i kulturowych oraz ubliżania osobom trzecim. 

8. Koordynator zastrzega sobie prawo do przerwania występu, usunięcia Uczestnika ze sceny i dyskwalifikacji z Konkursu, jeżeli jego zachowanie sceniczne naruszy zasady wymienione w punkcie III.7  

9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zachowanie uczestnika Konkursu oraz za uszczerbki zdrowotne związane z nieodpowiednim użytkowaniem sceny. 

10. Wszyscy Uczestnicy mają obowiązek stawienia się na próbę sceniczną, która zostanie przeprowadzona w godzinach podanych przez Koordynatora drogą mailową. Próba odbędzie się w sali, w której odbędzie się Konkurs Cosplay. Niepojawienie się na próbie jest równoznaczne ze zdyskwalifikowaniem Uczestnika z Konkursu Cosplayu. Próba powinna jak najdokładniej odzwierciedlać właściwy występ podczas Konkursu. 

11. Podczas próby scenicznej nie jest obowiązkowe występowanie w pełnym stroju. Zaleca się jednak założenie elementów, które mogą sprawiać problem podczas występu. 

12. Na próbę sceniczną należy zabrać wszystkie rekwizyty, by ustalić z ekipą obsługującą scenę ich rozstawienie. Rekwizyty te muszą być na tyle trwałe, by możliwe było ich wniesienie/przenoszenie bez szczególnej ostrożności. Uczestnik bierze pełną odpowiedzialność za trwałość rekwizytów scenicznych. 

13. Kostium prezentowany podczas występów scenicznych musi być tym samym kostiumem prezentowanym podczas rundy jury. Nie dopuszcza się mocnej zmiany elementów lub makijażu. Drobne poprawki są dopuszczone. yć tym samym kostiumem prezentowanym podczas rundy jury. Nie dopuszcza się mocnej zmiany elementów lub makijażu. Drobne poprawki są dopuszczone. 

IV. Zgłoszenia do Konkursu Cosplay 

1. Uczestnictwo w Konkursie jest dobrowolne, a uczestnik wysyłając zgłoszenie do Konkursu Cosplay akceptuje tym samym wszystkie zawarte w regulaminie postanowienia. Nieznajomość regulaminu Konkursu nie zwalnia z jego przestrzegania. 

2. Zgłoszenia na Konkurs będą zbierane do 15.01.2025 r. do godziny 23:59 
3. Dodatkowo po wysłaniu wypełnionego formularza Organizator będzie wymagał dosłania drogą mailową: 

• odpowiednio nazwanych i ponumerowanych plików referencyjnych (IV.6), 

• podkładu muzycznego, który też musi zostać odpowiednio nazwany (informacja o nazwaniu plików w IV.6). 

4. W przypadku zbyt dużej ilości zgłoszeń, Koordynator zastrzega sobie prawo do selekcji zgłoszeń i odrzucania części z nich bez podania przyczyny. 

5. Zgłoszenia nadesłane po upłynięciu terminu przyjmowania zgłoszeń nie uprawniają do wzięcia udziału w Konkursie. 

6. Wszystkie przesłane pliki (zdjęcia referencyjne, plik audio w formacie .mp3) muszą zostać nazwane odpowiednio. W nazwie pliku umieszczony musi być: pseudonim artystyczny cosplayera lub jego imię i nazwa postaci, której kostium zgłaszany jest do konkursu. W przypadku grup nazwa grupy i pseudonim artystyczny jednego z  członków grupy, który wysyła zgłoszenie. 

7. Przy braku przesłania drogą mailową odpowiednich plików zgłoszenie zostanie uznane przez Koordynatora za niekompletne. 
8. Do 20.01.2025 r. uczestnicy otrzymają informację zwrotną o zakwalifikowaniu się do Konkursu lub odrzuceniu zgłoszenia. Mogą także zostać poproszeni o skorygowanie informacji lub plików dołączonych do zgłoszenia. 

9. Wszelkie korekty informacji i/lub plików o które poprosi Uczestnika Koordynator należy nadesłać do 22.01.2025 r. na e-mail Koordynatora, który później potwierdzi czy otrzymane informacje i/lub pliki są zgodne z regulaminem. Niezatwierdzone zmiany uznaje się za nieobowiązujące. 

10. Niekompletne lub zawierające niepoprawne treści zgłoszenia są podstawą do ich odrzucenia przez Koordynatora. 

11. Koordynator nie wprowadza modyfikacji ani nie poprawia nadesłanych plików. Jeżeli pliki nie są zgodne z regulaminem Konkursu, zgłoszenie zostanie uznane przez Koordynatora jako niekompletne. 

12. Po zamknięciu zgłoszeń nie ma możliwości dodania do zgłoszenia kolejnych postaci lub zmiany zgłoszonego stroju na inny. W sytuacjach wyjątkowych należy kontaktować się z Koordynatorem drogą mailową.  

13. Uczestnik zobowiązuje się o jak najszybszym poinformowaniu Koordynatora o rezygnacji z Konkursu, bez względu czy otrzymał informację o akceptacji lub odrzuceniu zgłoszenia.  

14. Kolejność zgłoszeń nie ma wpływu na przyjęcie lub odrzucenie zgłoszenia. 

15. Od decyzji Koordynatora o odrzuceniu zgłoszenia nie ma odwołania.

V. Nagrody 

1. Ogłoszenie wyników oraz wręczenie nagród nastąpi zaraz po naradzie jury. 

2. Jury będzie przyznawało nagrody w następujących kategoriach: 

• “Grand Prix” (najlepszy stój i występ sceniczny); 

• “Najlepszy Cosplay”; 

• “Najlepszy Projekt Własny”; 

• “Najlepszy Debiut” (dla osób, które startowały maksymalnie w 3 konkursach cosplay wliczając ten konkurs); 

• “Najlepsza Prezentacja Solo”; 

• “Najlepsza Prezentacja Grupowa”. 

3. Jury ma prawo przyznać specjalne wyróżnienia. Ma również prawo do nieprzyznania nagród w którejś z kategorii, jeśli uzna taką decyzję za stosowną. 

4. Decyzja Jury jest ostateczna, niepodważalna i nie podlega odwołaniom. 

VI. Dane osobowe 

1.. Zgłaszając się na Konkurs Cosplay, uczestnik akceptuje fakt, że Organizator staje się administratorem jego danych osobowych oraz ma do nich dostęp w tym wglądu i przetwarzania jego danych osobowych ze starannością i zgodnie z przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). 

2.  Informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Stowarzyszenie OKF Fenix znajduje się na stronie internetowej hiwasai.pl 

3. Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwia udział w Konkursie. 

4. Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie i przechowywanie danych przesłanych przez niego do Organizatorów w celu: 

• organizacji oraz przeprowadzenia Konkursu, 

• wyłonienia Zwycięzców i przyznania, wydania, odbioru i rozliczenia nagród, 

• kontaktu z uczestnikami, 

• sporządzenia statystyk. 

5. Dane osobowe uczestników Konkursu na potrzeby jego przeprowadzenia, w szczególności doręczenia zwycięzcy nagrody mogą być przetwarzane przez podmioty prawne upoważnione przez Organizatorów. 

6. Dane osobowe uczestników Konkursu są przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i rozstrzygnięcia Konkursu oraz zakończenia wysyłki nagród, w zakresie udokumentowania rozliczeń Konkursu przez okres wskazany w przepisach prawa, tj. 5 lat od końca roku kalendarzowego. go. 

VII. Postanowienia Końcowe 

1. Organizator i Koordynator zastrzega sobie prawo do: 

• zmian terminów zgłoszeń (np. do przedłużenia okresu przyjmowania formularzy zgłoszeniowych); 

• wprowadzania wszelkich zmian w tym Regulaminie bez konieczności wcześniejszego informowania uczestników, za wyjątkiem uczestników, którzy wysłali zgłoszenie przed zmianą; 

• zmiany formy Konkursu; 

• zmiany kategorii przyznawania nagród; 

• odwołania Konkursu. 

2. Decyzje Organizatora są ostateczne i nie podlegają odwołaniu i zaskarżeniu 

3. Kwestie nieuregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzyga Organizator. 

4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za uszkodzenia lub zniszczenie stroju. 

5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie obowiązuje Regulamin Ogólny oraz przepisy kodeksu cywilnego. 

6. Działania medyczne względem uczestników Konkursu będą przeprowadzane zgodnie z Ustawą z dnia 8 września 2006 r. o Państwowym Ratownictwie Medycznym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 652). Osoba udzielająca pierwszej pomocy może poświęcić dobra osobiste, a także dobra majątkowe, np. strój w celu ratowania życia lub zdrowia w zakresie, w jakim jest to niezbędne. 

7. Przy wypełnieniu i przesłaniu zgłoszenia na Konkurs Cosplay Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2025, jest równoznaczne z zapoznaniem się z treścią niniejszego regulaminu oraz jego całkowitą akceptacją. Uczestnik akceptuje również Regulamin Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2025 . Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z jego przestrzegania. Najbardziej aktualna wersja niniejszego regulaminu dostępna jest na stronie internetowej www.hiwasai.pl/regulamin-ogolny/. 

W razie jakichkolwiek pytań lub uwag prosimy o kontakt drogą mailową: 

cosplay@hiwasai.pl