I. Zasady ogólne 

1. Każdy wolontariusz zobowiązany jest do zapoznania się i przestrzegania regulaminu Ogólnego Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2025. Regulamin ten można znaleźć tutaj.

2. Wolontariusze podzieleni są na sekcje: Lotną, Akredytację, Techniczną, Zabezpieczenia, Logistyki, Informacji, Cosplayu. Na czele każdej sekcji stoi koordynator, a sekcje są sobie równe. Podział na sekcje wprowadzony jest dla lepszego podziału obowiązków. 

3. Wolontariusze nie pobierają wynagrodzenia za swoją pracę. Ich praca i uczestnictwo w wydarzeniu jest dobrowolne i oparte na obustronnym porozumieniu. 

4. Warunkiem koniecznym przyjęcia do wolontariatu jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie. 

5. Każdy kandydat na wolontariusza, wysyłając zgłoszenie, akceptuje regulamin ogólny wydarzenia i regulamin wolontariuszy. 

6. Wolontariusz może zrezygnować z uczestnictwa w festiwalu przed rozpoczęciem, jak i w trakcie trwania, zgłaszając taką chęć bezpośrednio do swojego koordynatora bądź organizatora obsługi. 

7. W celu potwierdzenia przyjęcia na wolontariat podczas festiwalu, organizator lub koordynator sekcji może kontaktować się z przyjętymi osobami poprzez numer telefonu, pocztę elektroniczną lub inny sposób komunikacji elektronicznej. 

8. Brak potwierdzenia ze strony wolontariusza chęci uczestnictwa w wolontariacie może skutkować przesunięciem go na listę rezerwową. 

II. Zakres obowiązków 

Do obowiązków wolontariuszy należy: 

1. Dbanie o czystość, porządek i bezpieczeństwo na terenie imprezy, a także sprawny przebieg imprezy. 

2. Wykonywanie poleceń wydawanych przez organizatorów i koordynatorów, wykonywania powierzonej im pracy w sposób staranny i bezpieczny dla siebie oraz innych uczestników imprezy. 

3. Przestrzeganie grafiku dyżurów, w tym zgłoszenie się 15 min. przed dyżurem do koordynatora. Sposób zgłaszania się na dyżuru wyznacza koordynator sekcji. 

4. Dbanie o dobre imię i wizerunek wydarzenia. 

5. Pomoc uczestnikom, innym wolontariuszom i organizatorom w miarę własnych możliwości. 

6. Informowanie koordynatorów oraz organizatorów o zaistniałych zagrożeniach i niebezpieczeństwach, a także o osobach poszkodowanych. 

7. Przestrzeganie regulaminu ogólnego imprezy, regulaminu wolontariuszy, a także dbanie o bezpieczeństwo danych osobowych pod jego opieką. 

8. Wolontariusze mają obowiązek spać przynajmniej 6 godzin na dobę, spożywać 3 posiłki dziennie i nawadniać się regularnie. 

III. Przywileje 

 Każdy wolontariusz ma prawo do: 

1. koszulki z tegorocznym logiem festiwalu, 

2. podstawowego wyżywienia i wody, 

3. osobnego miejsca do spania i pokoju wyłącznie dla obsługi festiwalu, 

4. przeszkolenia do wykonywania swoich zadań, 

5. otrzymania zaświadczenia o wolontariacie, po wcześniejszym poinformowaniu o tym fakcie koordynatora sekcji lub organizatora obsługi,  

6. możliwości zobaczenia organizacji festiwalu od środka i zdobycia doświadczenia organizacyjnego, 

7. możliwości uczestniczenia w wybranych punktach programu i priorytetowego wejścia na konkurs Cosplay. 

IV. Zgłoszenie na wolontariusza 

1. Wolontariuszem Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2025 może zostać osoba, która ukończyła 18 lat, bądź osoba, która ukończyła 16 lat i jego rodzice/opiekunowie prawni wyrażą na to pisemną zgodę. 

2. Zgłoszenia można wysyłać przez formularz na stronie internetowej hiwasai.pl. 

3. Zgłoszenia każdego z kandydatów zostaną rozpatrzone maksymalnie tydzień po zamknięciu zgłoszeń. Koordynatorzy mają prawo odrzucić zgłoszenie bez podania przyczyny. 

4. Liczba miejsc w każdej sekcji jest ograniczona. 

5. Dane podawane w zgłoszeniu wykorzystywane są na potrzeby procesu rekrutacji, legalizacji pracy wolontariuszy i kontaktu z wolontariuszami. 

6. Edycja informacji podanych w zgłoszeniu możliwa jest poprzez wysłanie odpowiedniej wiadomości e-mail na adres: obsługa@hiwasai.pl. 

V. Praca wolontariusza 

1. Wolontariusz wykonuje swoją pracę dobrowolnie i nie pobiera za nią wynagrodzenia. 

2. Wolontariusz w ramach wolontariatu zobowiązany jest do przepracowania minimum 12 godzin dyżuru w ciągu trwania całej imprezy. Organizatorzy zastrzegają jednak sobie prawo do zmiany minimalnej ilości godzin dyżuru. 

3. Koordynator każdej z sekcji może przygotować dodatkowe procedury, których ten regulamin nie opisuje, by usprawnić bądź regulować pracę konkretnej sekcji. 

4. Zabronione jest, aby wolontariusze byli pod wpływem alkoholu (bądź innych środków odurzających) podczas swojego dyżuru. 

5. Zabronione ponadto jest posiadanie alkoholu czy innych środków odurzających na terenie festiwalu. 

6. Wolontariusze nie przestrzegający regulaminu wolontariuszy bądź regulaminu ogólnego imprezy mogą zostać usunięci z terenu imprezy. W przypadku łamania prawa przez wolontariusza na terenie imprezy, osoba taka może być przekazana organom ścigania. 

VI. Postanowienia końcowe 

1. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany treści regulaminu. 

2. W przypadku wystąpienia spraw i problemów nieujętych w powyższym regulaminie, głos decydujący mają koordynatorzy sekcji, Wiceszef grupy obsługi i administracji oraz Szef grupy obsługi i administracji. 

3. Pytania na temat wolontariatu kandydaci na wolontariuszy i inne osoby zainteresowane mogą kierować w mailu pod adresem obsługa@hiwasai.pl bądź na nasze media społecznościowe. 

4. Wolontariat jest regulowany przez Ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 z późn. zm.).