Regulamin Programu 

Hiwasai – Festiwal Ognistych Skrzydeł 2026 
Data: 31 stycznia – 1 lutego 2026 r. 

1. Postanowienia ogólne 

1. Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa jako Twórca Atrakcji w ramach Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2026, który odbędzie się w dniach 31 stycznia – 2 lutego 2026 r. 

2. Organizatorem wydarzenia jest Stowarzyszenie OKF Fenix z siedzibą w Opolu (ul. Jana Bytnara “Rudego” 2, 45-265 Opole), zwane dalej Organizatorem. 

3. Twórcą Atrakcji jest osoba, która poprzez wyznaczony niżej formularz zgłosi, a następnie przeprowadzi zaakceptowany przez Organizatora Punkt Programu (niżej także: Atrakcję) w wyznaczonym przez Organizatora czasie i miejscu. 

2. Zasady zwrotu kosztów biletu wstępu dla Twórców Atrakcji 

1. Twórcy Atrakcji przysługuje częściowy lub pełny zwrot kosztu biletu wstępu na Festiwal, zależnie od łącznego czasu trwania przeprowadzonych punktów programu: 

• za 1 godzinę przeprowadzonych atrakcji – 50% zwrotu ceny biletu, 

• za 1,5 godziny – 75% zwrotu ceny biletu, 

• za 2 lub więcej godzin – 100% zwrotu ceny biletu. 

Zwrot kosztu biletu zostanie dokonany w formie przelewu na rachunek bankowy z którego została dokonana płatność w terminie do 7 dni roboczych od zakończenia Festiwalu, pod warunkiem przyjęcia i faktycznego przeprowadzenia zgłoszonego punktu programu. 

2. Zwrot za bilet wstępu przysługuje tylko jednej, pierwszej wskazanej w formularzu osobie. W przypadku gdy jedną atrakcję tworzy lub prowadzi więcej osób i chciałyby uzyskać zwrot, należy skontaktować się z organizatorem mailowo, na adres program@hiwasai.pl, z uzasadnieniem prośby. Organizator zastrzega sobie prawo do kontroli punktu programu. 

3. Zasady zgłaszania Atrakcji 

1. Udział jako Twórca Atrakcji można zgłaszać niezależnie od wieku, jednak osoby poniżej 18. roku życia muszą posiadać pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego podczas rejestracji na Festiwalu. Wzór zgody jest dostępny na stronie https://www.hiwasai.pl/dla-rodzica/. 

2. Atrakcje można zgłaszać do 11 stycznia 2026 roku, po tym czasie zgłoszenia nie będą przyjmowane. 

3. Wszelkie pytania Twórcy mogą kierować drogą mailową na adres mailowy program@hiwasai.pl 

4. Twórca atrakcji może zgłosić prelekcję, panel dyskusyjny, warsztat i konkurs poprzez formularz zgłoszeniowy, który można znaleźć na stronie wydarzenia pod adresem https://www.hiwasai.pl/tworcy-atrakcji/ 

4. Wymogi dotyczące Twórców Atrakcji 

1. Twórca Atrakcji ma obowiązek pojawić się na obiekcie minimum godzinę przed prowadzeniem swojej atrakcji. 

2. Twórca Atrakcji jest zobowiązany do kontaktu z Organizatorem w celu ustalenia szczegółów dotyczących Atrakcji oraz ewentualnych problemów z nią związanych, drogą mailową na adres program@hiwasai.pl 

3. Twórca Atrakcji ma obowiązek powiadomić Organizatora braku możliwości przybycia maksymalnie tydzień przed konwentem. 

4. Twórca Atrakcji nie powinien zostawiać sali ze sprzętem użyczonym przez organizatora bez opieki. 

5. Gdy Atrakcja skończy się wcześniej niż planowano, Twórca Atrakcji ma obowiązek powiadomić o tym Organizatora.  

6. Twórca Atrakcji wyraża zgodę na publikowanie własnego wizerunku w celach promocyjnych Festiwalu. 

7. Twórca Atrakcji ma obowiązek zakończyć Atrakcję tak, aby kolejny punkt programu mógł rozpocząć się zgodnie z harmonogramem. Przekazanie sali następnemu Twórcy powinno rozpocząć się minimum 5 minut przed rozpoczęciem jego atrakcji.   

5. Ochrona danych osobowych 

1. Organizator gromadzi i przetwarza dane osobowe uczestników wyłącznie w celach związanych z organizacją festiwalu, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych znajduje się na stronie www.hiwasai.pl. 

2. W celu zachowania zgodności z ustawą z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy- Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw, organizator jest zobowiązany do dodatkowej weryfikacji osób kontaktujących się z niepełnoletnimi uczestnikami wydarzeń kulturalnych. Organizator zastrzega sobie prawo do przetwarzania informacji koniecznych z ww. weryfikacji oraz do odrzucenia zgłoszenia w przypadku stwierdzenia niezgodności z ww. Ustawą. 

3. Twórca Atrakcji zobowiązany jest do przesłania zaświadczenia o niekaralności na adres e-mail krk@okffenix.pl w terminie do 25 stycznia, a także do posiadania oryginału dokumentu przy sobie podczas trwania Konwentu. 
   Brak przesłania zaświadczenia w wyznaczonym terminie lub nieposiadanie go podczas wydarzenia skutkuje odrzuceniem zgłoszonej atrakcji i utratą prawa do jej przeprowadzenia. 

6. Obowiązki i ograniczenia 

1. Twórcę Atrakcji obowiązuje kultura osobista i ogólnie przyjęte normy etyczne. 

2. Twórca Atrakcji podczas prowadzenia atrakcji nie może używać wulgaryzmów, propagować treści pornograficznych, nakłaniających do agresywnego zachowania oraz obrażających uczucia religijne, kulturę bądź narodowość. 

3. Twórcy atrakcji nie mogą brać udziału we własnych konkursach. 

7. Postanowienie końcowe 

1. Twórca Atrakcji, w razie niewywiązywania się z obowiązków bądź naruszenia regulaminów ogólnego wydarzenia jak i regulaminu atrakcji, może zostać wydalony przez organizatora lub obsługę z terenu konwentu, nawet jeżeli jego atrakcja jeszcze się nie odbyła. W takim przypadku zwrot kosztu za bilet wejściowy nie podlega zwrotowi.  

2. Organizator zastrzega sobie prawo do: 

1. Zmian terminów zgłoszeń, a w szczególności do zakończenia przyjmowania formularzy we wcześniejszym terminie. 

2. Wprowadzania wszelkich zmian w niniejszym regulaminie bez konieczności wcześniejszego informowania uczestników. 

3. Odrzucenia zgłoszenia bez podania wcześniej przyczyny. 

3. Decyzje Organizatora są ostateczne i nie podlegają odwołaniu. 

4. Kwestie nieuregulowane niniejszym regulaminem rozstrzyga Organizator. 

5. Zgłoszenie atrakcji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu oraz regulaminu ogólnego.