Hiwasai – Festiwal Ognistych Skrzydeł 2025 
Data: 1–2 lutego 2025 r. 

1. Postanowienia ogólne 

1. Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa jako Twórca atrakcji w ramach konwentu Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2025, który odbędzie się w dniach 1-2 lutego 2025 r. 

2. Organizatorem wydarzenia jest Stowarzyszenie OKF Fenix z siedzibą w Opolu (ul. Jana Bytnara “Rudego” 2, 45-265 Opole), zwane dalej Organizatorem. 

3. Twórcy Atrakcji przysługuje zwrot za bilet wstępu. Koszt biletu zostanie zwrócony w formie przelewu na wskazany rachunek bankowy maksymalnie w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia Festiwalu, pod warunkiem przyjęcia i przeprowadzenia zgłoszonego punktu programu. 

4. Zwrot za bilet wstępu przysługuje tylko jednej, pierwszej wskazanej w formularzu osobie. W przypadku gdy jedną atrakcję tworzy lub prowadzi więcej osób i chciałyby uzyskać zwrot, należy skontaktować się z organizatorem mailowo, na adres program@hiwasai.pl, z uzasadnieniem prośby. Organizator zastrzega sobie prawo do kontroli punktu programu. 

2. Zasady zgłaszania atrakcji 

1. Udział jako Twórca atrakcji można zgłaszać niezależnie od wieku, jednak osoby poniżej 18. roku życia muszą posiadać pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego podczas rejestracji na konwencie. Zgoda dostępna na stronie https://www.hiwasai.pl/dla-rodzica/. 

2. Atrakcje można zgłaszać do 5 stycznia 2025 roku, po tym czasie zgłoszenia nie będą przyjmowane. 

3. Wszelkie pytania Twórcy mogą kierować drogą mailową na adres mailowy program@hiwasai.pl 

4. Twórca atrakcji może zgłosić panel, prelekcję, warsztat i konkurs poprzez formularz zgłoszeniowy, który można znaleźć na stronie wydarzenia. 

3. Wymogi dotyczące Twórców atrakcji 

1. Twórca atrakcji ma obowiązek pojawić się na obiekcie godzinę przed prowadzeniem swojej atrakcji. 

2. Twórca atrakcji jest zobowiązany do kontaktu z organizatorem w celu ustalenia szczegółów dotyczących atrakcji oraz ewentualnych problemów z nią związanych, drogą mailową na adres program@hiwasai.pl 

3. Twórca atrakcji ma obowiązek powiadomić organizację o braku możliwości przybycia maksymalnie tydzień przed konwentem. 

4. Twórca atrakcji nie powinien zostawiać sali ze sprzętem użyczonym przez organizatora bez opieki. 

5. Gdy atrakcja skończy się wcześniej niż planowano, Twórca atrakcji ma obowiązek powiadomić o tym organizatora.  

6. Twórca atrakcji wyraża zgodę na publikowanie jego wizerunku w celach promocyjnych konwentu. 

7. Twórca atrakcji ma obowiązek zakończyć atrakcję tak, aby kolejny punkt programu mógł rozpocząć się zgodnie z harmonogramem. Przekazanie sali następnemu twórcy powinno rozpocząć się minimum 5 minut przed rozpoczęciem jego atrakcji.   

4. Ochrona danych osobowych 

1. Organizator gromadzi i przetwarza dane osobowe uczestników wyłącznie w celach związanych z organizacją festiwalu, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych znajduje się na stronie www.hiwasai.pl. 

2. W celu zachowania zgodności z ustawą z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy- Kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz niektórych innych ustaw, organizator jest zobowiązany do dodatkowej weryfikacji osób kontaktujących się z niepełnoletnimi uczestnikami wydarzeń kulturalnych. Organizator zastrzega sobie prawo do przetwarzania informacji koniecznych z ww. weryfikacji oraz do odrzucenia zgłoszenia w przypadku stwierdzenia niezgodności z ww. Ustawą. 

3. Twórca atrakcji powinien posiadać przy sobie zaświadczenie o niekaralności podczas trwania konwentu. 

5. Obowiązki i ograniczenia 

1. Twórcę atrakcji obowiązuje kultura osobista i ogólnie przyjęte normy etyczne. 

2. Twórca atrakcji podczas prowadzenia atrakcji nie może używać wulgaryzmów, propagować treści pornograficznych, nakłaniających do agresywnego zachowania oraz obrażających uczucia religijne, kulturę bądź narodowość. 

3. Twórcy atrakcji nie mogą brać udziału we własnych konkursach. 

6. Postanowienie Ogólne 

1. Twórca Atrakcji, w razie niewywiązywania się z obowiązków bądź naruszenia regulaminów ogólnego wydarzenia jak i regulaminu atrakcji, może zostać wydalony przez organizatora lub obsługę z terenu konwentu, nawet jeżeli jego atrakcja jeszcze się nie odbyła. W takim przypadku zwrot kosztu za bilet wejściowy nie podlega zwrotowi.  

2. Organizator zastrzega sobie prawo do: 

1. Zmian terminów zgłoszeń, a w szczególności do zakończenia przyjmowania formularzy we wcześniejszym terminie. 

2. Wprowadzania wszelkich zmian w niniejszym regulaminie bez konieczności wcześniejszego informowania uczestników. 

3. Odrzucenia zgłoszenia bez podania wcześniej przyczyny. 

3. Decyzje Organizatora są ostateczne i nie podlegają odwołaniu. 

4. Kwestie nieuregulowane niniejszym regulaminem rozstrzyga Organizator. 

5. Zgłoszenie atrakcji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu oraz regulaminu ogólnego.