1. Postanowienia ogólne 

1. Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady uczestnictwa oraz obowiązki wystawców podczas Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2025 (zwanego dalej „Festiwalem”), organizowanego przez Stowarzyszenie OKF Fenix z siedzibą w Opolu (Bytnara Rudego 2, 45-265 Opole) oraz Zespół Szkół Zawodowych im. Stanisława Staszica (ul. Andrzeja Struga 16a, 45-073 Opole), zwanych dalej „Organizatorami”. 

2. Regulamin obowiązuje wszystkie podmioty gospodarcze, osoby fizyczne, instytucje oraz zarejestrowanych przedsiębiorców, którzy zgłosili się do udziału w Festiwalu jako wystawcy, zwanych dalej „Wystawcami”. 

3. Każdy Wystawca, poprzez dokonanie zgłoszenia oraz zaakceptowanie niniejszego Regulaminu, zobowiązuje się do przestrzegania zasad w nim zawartych oraz innych regulaminów obowiązujących podczas Festiwalu, a także przepisów porządkowych obiektu, w którym odbywa się Festiwal. 

4. Festiwal odbędzie się w dniach 31.01.2025 – 02.02.2025, na terenie Zespołu Szkół Zawodowych im. Stanisława Staszica, ul. Andrzeja Struga 16a, 45-073 Opole, który stanowi oficjalny teren Festiwalu. 

2. Warunki uczestnictwa 

1. Zgłoszenie uczestnictwa 

Aby uczestniczyć jako wystawca na Festiwalu, Wystawca musi przesłać zgłoszenie za pomocą formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Organizatora (www.hiwasai.pl). Zgłoszenia otwarte są do dnia 14 grudnia 2024 r. do godziny 23:59. 

2. Akceptacja zgłoszenia 

Organizator zastrzega sobie prawo do selekcji zgłoszeń. Wysłanie zgłoszenia nie gwarantuje udziału w Festiwalu, a Organizator może odrzucić zgłoszenie bez konieczności podania przyczyny. Decyzja o akceptacji zgłoszenia zostanie przekazana Wystawcy drogą elektroniczną. 

3. Opłaty za udział 

Wystawca jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za wynajem stoiska zgodnie z cennikiem dostępnym na stronie internetowej Festiwalu oraz w systemie zgłoszeniowym. Opłata musi zostać uregulowana przelewem bankowym w terminie wskazanym w potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia. Brak terminowej wpłaty skutkuje anulowaniem zgłoszenia. 

4. Anulowanie zgłoszenia 

Wystawca ma prawo zrezygnować z udziału w Festiwalu i ubiegać się o zwrot części wniesionej opłaty: 

• do 07.01.2025 – zwrot pełnej opłaty, 

• od 08.01.2025 do 15.01.2025 – zwrot 50% opłaty, 

• po 16.01.2025 – opłata nie podlega zwrotowi. 

5. Przydział stoiska 

Rozpatrywanie zgłoszeń zakończy się maksymalnie do 31 grudnia 2024 r.  
Organizator dokona przydziału powierzchni wystawienniczej w zależności od dostępności miejsc oraz specyfiki zgłoszenia Wystawcy. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji stoiska przed lub w trakcie Festiwalu, jeśli wymaga tego organizacja wydarzenia. 

6. Akredytacja Wystawców 

Każdy Wystawca oraz osoby pracujące na stoisku otrzymają identyfikatory oraz opaski, które należy odebrać podczas akredytacji w wyznaczonym miejscu na terenie Festiwalu. Identyfikatory i opaski muszą być noszone w widocznym miejscu przez cały czas przebywania na terenie Festiwalu. W przypadku zagubienia lub zniszczenia opaski Wystawca ponosi koszt wydania duplikatu. 

7. Przepisy porządkowe 

Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu Festiwalu, przepisów porządkowych oraz zaleceń Organizatora. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązujących w miejscu Festiwalu. 

8. Zabroniona jest sprzedaż: 

• napojów energetycznych, alkoholu, wyrobów tytoniowych oraz e-papierosów; 

• broni oraz amunicji do niej, w rozumieniu obowiązującej Ustawy o broni i amunicji; 

• broni białej z wyjątkiem przedmiotów posiadających stępione krawędzie: noży, egzemplarzy broni białej, treningowej i replik broni improwizowanej, pod warunkiem, że są one przenoszone w sposób niestwarzający zagrożenia dla innych uczestników; 

• materiałów wybuchowych i pirotechnicznych; 

• substancji łatwopalnych, toksycznych lub drażniących; 

• towarów obrażających uczucia religijne; 

• towarów propagujących nienawiść, ustroje totalitarne oraz zakazane prawnie;

• towarów/materiałów stworzonych lub zaprojektowanych przez generatywną sztuczną inteligencję; 

• zakaz podnajmu.

Zabrania się przekazywania całości lub części powierzchni stoiska osobom trzecim bez uprzedniej, pisemnej zgody Organizatora. 

3. Płatności 

1. Wysokość opłaty 

Opłata za wynajem powierzchni wystawienniczej ustalana jest na podstawie cennika dostępnego na stronie internetowej Festiwalu oraz w systemie zgłoszeniowym. Wysokość opłaty zależy od powierzchni i wyposażenia stoiska oraz ewentualnych usług dodatkowych, takich jak dostęp do prądu, mebli czy dodatkowych wejściówek. 

2. Termin płatności 

Wystawca zobowiązany jest do uregulowania opłaty w pełnej wysokości w terminie wskazanym przez Organizatora w potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia. W przypadku braku płatności w wyznaczonym terminie zgłoszenie Wystawcy może zostać anulowane. 

3. Forma płatności 

Płatności należy dokonać przelewem bankowym na numer konta wskazany przez Organizatora. Organizator nie akceptuje płatności gotówką ani kartą na miejscu. W tytule płatności należy wpisać nazwę stoiska np. „Stoisko XYZ – Festiwal Hiwasai”

4. Faktury 

Faktura bez VAT za wynajem powierzchni wystawienniczej oraz ewentualne usługi dodatkowe zostanie wystawiona na Wystawcę w ciągu 7 dni roboczych od zaksięgowania wpłaty na koncie Organizatora. Wystawca może zgłosić prośbę o korektę danych do faktury przed dokonaniem płatności. 

5. Zwroty i anulacje 

W przypadku rezygnacji z udziału w Festiwalu przez Wystawcę, zwrot opłaty jest możliwy zgodnie z warunkami określonymi w punkcie 2.4. niniejszego Regulaminu. Organizator zwraca wniesioną opłatę w terminie 14 dni roboczych od dnia przyjęcia zgłoszenia rezygnacji, o ile spełnione zostały warunki uprawniające do zwrotu. 

6. Zmiany w opłacie 

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłaty za wynajem stoiska w szczególnych przypadkach (np. zmiana powierzchni stoiska, dodatkowe usługi). W przypadku takiej zmiany Wystawca zostanie poinformowany drogą elektroniczną, a jeśli zmiana nie zostanie zaakceptowana przez Wystawcę, ma on prawo do rezygnacji z udziału w Festiwalu z pełnym zwrotem wniesionych opłat. 

7. Opłaty za duplikaty identyfikatorów 

W przypadku zgubienia identyfikatora Wystawca powinien niezwłocznie zgłosić się na punkt akredytacyjny w celu odebrania duplikatu. 
W przypadku zagubienia lub zniszczenia opaski Wystawca zobowiązany jest do pokrycia kosztu pełnej akredytacji. 

4. Przydział i organizacja stoisk 

1. Przydział stoisk 

Organizator dokonuje przydziału stoisk wystawienniczych na podstawie zgłoszeń oraz dostępności powierzchni. Wystawca może wskazać preferowane miejsce oraz rozmiar stoiska, jednak Organizator zastrzega sobie prawo do ostatecznej decyzji co do lokalizacji i wielkości stoiska. 

2. Zmiany w lokalizacji stoiska 

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji stoiska Wystawcy, jeżeli wymaga tego organizacja przestrzeni Festiwalu lub kwestie bezpieczeństwa. W przypadku zmiany lokalizacji Organizator poinformuje Wystawcę o nowym położeniu stoiska drogą elektroniczną lub bezpośrednio podczas akredytacji. 

3. Montaż i demontaż stoisk 

Wystawca jest zobowiązany do montażu i demontażu stoiska wyłącznie w wyznaczonych przez Organizatora godzinach: 

• montaż stoiska: 31.01.2025 w godzinach 16:30 – 21:00; 

• demontaż stoiska: 02.02.2025 w godzinach 14:30-17:00. 

4. Wyposażenie stoiska 

Każde stoisko standardowo wyposażone jest w jeden stół o wymiarach 1300mm x 500mm oraz krzesło. Dodatkowe wyposażenie, takie jak dodatkowe meble czy dostęp do prądu, jest dostępne za opłatą. Wystawca może zamówić dodatkowe elementy wyposażenia w formularzu zgłoszeniowym, zgodnie z aktualnym cennikiem. 

5. Bezpieczeństwo i porządek 

Wystawca zobowiązany jest do utrzymania porządku na powierzchni wystawienniczej oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego, BHP i przepisów porządkowych obowiązujących na terenie Festiwalu. Wszelkie naruszenia zasad bezpieczeństwa mogą skutkować nałożeniem kary lub usunięciem Wystawcy z Festiwalu. 

6. Indywidualna zabudowa stoiska 

W przypadku stosowania indywidualnej zabudowy stoiska, Wystawca zobowiązany jest do uzyskania zgody Organizatora oraz do przestrzegania wytycznych technicznych dotyczących zabudowy. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia lub nakazania zmiany konstrukcji stoiska, jeżeli uzna ją za niezgodną z przepisami bezpieczeństwa lub standardami estetycznymi Festiwalu. 

7. Czas otwarcia strefy wystawowej 

Strefa wystawowa dla Wystawców funkcjonuje w godzinach: 

31.01.2025 w godzinach 16:30 – 21:00 

01.02.2025 w godzinach 09:00 – 21:30 

02.02.2025 w godzinach 09:00 – 17:30, 

dla uczestników Festiwalu: 

01.02.2025 w godzinach 10:00 – 21:00 

02.02.2025 w godzinach 10:00 – 14:00, 

Poza tymi godzinami strefa wystawowa będzie wyłączona z użytku, a budynek będzie zamknięty i zabezpieczony alarmem. 

5. Reklama i ekspozycja 

1. Reklama w obrębie stoiska 

Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje produkty (towary i/lub usługi) wyłącznie na przydzielonej powierzchni stoiska. Elementy ekspozycyjne, takie jak banery, plakaty, stojaki, muszą mieścić się w obrębie wynajętej powierzchni i nie mogą blokować przejść ani stwarzać zagrożenia dla uczestników Festiwalu. 

2. Promocja poza stoiskiem 

Prowadzenie promocji, w tym rozdawanie ulotek, gadżetów, czy eksponowanie materiałów reklamowych poza wynajętą powierzchnią stoiska jest zabronione bez uprzedniej zgody Organizatora. Wystawca może ubiegać się o zgodę na taką działalność na warunkach określonych przez Organizatora. 

3. Reklama wizualna i audio 

Wystawca może używać sprzętu audio i wideo na swoim stoisku pod warunkiem, że nie zakłóca on działania innych stoisk i nie wpływa negatywnie na przebieg Festiwalu. Organizator zastrzega sobie prawo do wyłączenia sprzętu, jeśli hałas lub obrazy generowane przez Wystawcę okażą się uciążliwe dla innych uczestników. 

4. Zakaz używania logotypu Festiwalu 

Wykorzystanie nazwy Hiwasai – Festiwalu Ognistych Skrzydeł 2025, logotypu lub jakichkolwiek innych elementów graficznych związanych z Festiwalem do celów promocyjnych przez Wystawcę jest zabronione bez pisemnej zgody Organizatora. 

5. Umieszczanie cenników i informacji o produktach 

Wystawca zobowiązany jest do wyraźnego oznaczenia cen produktów oraz ich dostępności dla uczestników Festiwalu, na przykład w formie cennika lub etykiet. Ceny powinny być czytelne i dostępne bez konieczności nawiązywania kontaktu werbalnego z obsługą stoiska.  

Ceny powinny być przedstawione w złotówkach (PLN /zł) 

6. Informacja o pochodzeniu i oryginalności towarów 

Wystawca jest zobowiązany do udostępnienia informacji o pochodzeniu i oryginalności sprzedawanych towarów w sposób przejrzysty i widoczny dla uczestników. Sprzedaż imitacji lub produktów naśladujących inne marki jako oryginały jest zabroniona. 

7. Zabronione formy reklamy 

Zabronione jest prowadzenie reklamy, która mogłaby zakłócać przebieg Festiwalu, w tym agresywna promocja, głośne wywoływanie oraz promocja naruszająca dobre obyczaje lub przepisy prawa. 

8. Materiały promocyjne w mediach festiwalowych 

Wystawca ma możliwość dostarczenia Organizatorowi materiałów promocyjnych (nazwy, opisu oraz logo), które mogą zostać umieszczone w materiałach Festiwalowych, na stronie internetowej oraz w aplikacji mobilnej, jeśli jest dostępna. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji lub odrzucenia materiałów promocyjnych, które mogą wpłynąć negatywnie na wizerunek Festiwalu. 

6. Odpowiedzialność 

1. Odpowiedzialność Wystawcy za stoisko 

Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko, w tym za wszystkie eksponowane towary, wyposażenie oraz działania osób obsługujących stoisko. Organizator nie odpowiada za ewentualne straty lub uszkodzenia, które mogą wystąpić w wyniku działań uczestników Festiwalu lub osób trzecich. 
Organizator nie przyjmuje odpowiedzialności za status prawny sprzedaży prowadzonej przez Wystawcę na Festiwalu. 
Kwestie praw autorskich materiałów wykorzystywanych na stoisku muszą być dopilnowane po stronie Wystawcy. Dotyczy to utworów, grafik itp. które mogą te prawa naruszać. 

2. Odpowiedzialność za szkody 

Wystawca zobowiązany jest do naprawienia wszelkich szkód powstałych z jego winy lub winy jego pracowników i współpracowników na terenie Festiwalu. Dotyczy to w szczególności uszkodzeń wynajętej przestrzeni wystawienniczej, wyposażenia dostarczonego przez Organizatora, a także wszelkich elementów infrastruktury obiektu. 

3. Zabezpieczenie towaru i mienia 

Wystawca zobowiązany jest do odpowiedniego zabezpieczenia swojego towaru i wyposażenia przed kradzieżą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, zarówno w godzinach otwarcia Festiwalu, jak i poza nimi. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za straty wynikające z niedostatecznego zabezpieczenia towaru przez Wystawcę. 

4. Konkursy i atrakcje na stoisku 

Organizacja wszelkich konkursów, loterii lub innych atrakcji na stoisku jest dozwolona wyłącznie za zgodą Organizatora i musi być przeprowadzana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wystawca bierze pełną odpowiedzialność za legalność i bezpieczeństwo takich działań oraz za ich zgodność z przepisami. 

5. Treści prezentowane na stoisku 

Wystawca gwarantuje, że treści, produkty i materiały prezentowane na stoisku są zgodne z prawem, dobrymi obyczajami oraz nie naruszają praw osób trzecich. Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia z terenu Festiwalu wszelkich materiałów, które uzna za niestosowne, bez konieczności zwrotu opłaty za wynajem stoiska. 
Kwestie praw autorskich materiałów wykorzystywanych na stoisku muszą być dopilnowane po stronie Wystawcy. Dotyczy to utworów, grafik itp. które mogą te prawa naruszać. 

6. Odpowiedzialność Organizatora 

Organizator odpowiada jedynie za szkody wyrządzone z jego winy lub winy osób działających w jego imieniu, jeśli wynikają one z rażącego niedbalstwa lub celowego działania. Organizator nie odpowiada za szkody wyrządzone przez innych Wystawców, uczestników Festiwalu ani osoby trzecie. 

7. Zgłoszenie incydentów 

W przypadku wystąpienia incydentu, który mógłby skutkować szkodą materialną lub niematerialną, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Organizatora lub odpowiednie służby zabezpieczenia Festiwalu. Brak zgłoszenia incydentu może skutkować odpowiedzialnością Wystawcy za dalsze szkody. 

8. Ochrona zdrowia i bezpieczeństwa 

Wystawca zobowiązany jest przestrzegać przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych obowiązujących na terenie Festiwalu. Wszelkie działania Wystawcy zagrażające zdrowiu lub bezpieczeństwu uczestników mogą skutkować natychmiastowym usunięciem Wystawcy z terenu Festiwalu bez zwrotu wniesionej opłaty. 

7. Postanowienia końcowe 

1. Zmiana terminu lub miejsca Festiwalu 

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany daty lub lokalizacji Festiwalu z przyczyn niezależnych od niego, takich jak siła wyższa, ograniczenia sanitarne, decyzje administracyjne lub inne nieprzewidziane okoliczności. W przypadku zmiany Organizator poinformuje Wystawców o nowych warunkach niezwłocznie po podjęciu decyzji. 

2. Odwołanie Festiwalu 

W sytuacji całkowitego odwołania Festiwalu z przyczyn niezależnych od Organizatora, Wystawcom przysługuje zwrot wniesionych opłat, chyba że odwołanie jest skutkiem działania siły wyższej, co uniemożliwia realizację zwrotów. Organizator zobowiązuje się do poinformowania Wystawców o sposobie postępowania w takim przypadku. 

3. Reklamacje 
   Wszelkie reklamacje związane z uczestnictwem w Festiwalu Wystawcy mogą zgłaszać pisemnie na adres e-mail wskazany przez Organizatora – wystawcy@hiwasai.pl. Termin na zgłoszenie reklamacji wynosi 7 dni roboczych od zakończenia Festiwalu. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie będą rozpatrywane. 

4. Nieprzestrzeganie Regulaminu 

Organizator zastrzega sobie prawo do natychmiastowego usunięcia Wystawcy z terenu Festiwalu w przypadku rażącego naruszenia przez niego postanowień Regulaminu, bez zwrotu wniesionych opłat. Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszenia od Wystawcy na przyszłe edycje Festiwalu w przypadku powtarzających się naruszeń. 

5. Zmiany w Regulaminie 

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego Regulaminu. W przypadku dokonania zmian Organizator poinformuje Wystawców drogą elektroniczną na adres e-mail podany w formularzu zgłoszeniowym. Wszelkie zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania, chyba że Organizator wskaże inny termin. 

6. Ostateczna interpretacja Regulaminu 

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Organizator. Ostateczna interpretacja postanowień Regulaminu należy wyłącznie do Organizatora. 

7. Prawo właściwe 

Wszelkie kwestie sporne wynikające z niniejszego Regulaminu podlegają prawu polskiemu, a ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.